PRIVACY STATEMENT

Persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van de dienstverlening van Van Essen Patent B.V. (hierna te noemen ‘VEP’ of ‘wij’). Ook verwerken wij persoonsgegevens als u onze website bezoekt. De term ‘persoonsgegevens’ verwijst naar alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Van Essen Patent B.V. kwalificeert als gegevensbeheerder in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (‘AVG’) bij het verwerken van persoonsgegevens. Onze contactgegevens, waaronder het e-mailadres waarop we bereikbaar zijn voor privacygerelateerde kwesties, worden hieronder uiteengezet:

Agro Business Park 50
6708 PW Wageningen
Nederland
T: +31 (0) 85 486 50 80
@vanessenpatent.nl

What personal data do we process?

Clients

Van Essen Patent B.V. kan de volgende (categorieën) persoonsgegevens van opdrachtgevers en hun contactpersonen verwerken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals verstrekt door de klant;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke gegevens die nodig zijn voor communicatie) en indien relevant: uw kenteken, zoals verstrekt door de opdrachtgever;
  • Gegevens met betrekking tot de behandeling van een zaak, waaronder gegevens betreffende de tegenpartij en derden, zoals verstrekt door de cliënt, een tegenpartij en / of een derde of verkregen uit openbare bron, zie ook hieronder onder “Derden”;
  • Gegevens ten behoeve van het berekenen en vastleggen van vergoedingen en onkosten, het doen van betalingen en het innen van claims, inclusief het door de cliënt opgegeven bankrekeningnummer;
  • Overige gegevens verkregen uit openbare bronnen (zoals het Handelsregister, de Kamer van Koophandel en het Kadaster) of gegevens die door derden aan ons zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak;
  • Overige gegevens van opdrachtgevers waarvan de verwerking vereist is of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden de verwerking van bepaalde gegevens met betrekking tot identiteitsbewijs.

Leveranciers

Wij kunnen de volgende (categorieën van) persoonsgegevens verwerken van personen van wie Van Essen Patent B.V. producten of diensten afneemt of die voor deze leveranciers werken:

  • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats) zoals verstrekt door de leverancier;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke gegevens die nodig zijn voor communicatie) indien en voor zover relevant: uw kenteken, zoals verstrekt door de leverancier;
  • Gegevens ten behoeve van het plaatsen van bestellingen of het afnemen van diensten; het berekenen en vastleggen van vergoedingen en onkosten en het doen van betalingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals verstrekt door de leverancier;
  • Overige gegevens van leveranciers waarvan de verwerking vereist is of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden de verwerking van bepaalde gegevens met betrekking tot identiteitsbewijs.

Aanvragers

Wanneer je solliciteert naar een baan bij Van Essen Patent B.V., verwerken wij de volgende persoonsgegevens bij het in behandeling nemen van jouw sollicitatie:

  • Uw naam en adres (naam, voornamen, voorletters, titel, geslacht, adres, postcode, woonplaats);
  • Andere contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke informatie die nodig is voor communicatie);
  • Bankrekeningnummer en reiskostengegevens (afstand woon-werk);
  • Nationaliteit, geboortedatum en -plaats;
  • Beschikbaarheid, CV en arbeidsverleden, opleiding (kopieën van certificaten), begeleidende brief;
  • Referenties, details van de sollicitatie, interviewverslagen en schriftelijke communicatie met de sollicitant;
  • Overige gegevens van sollicitanten waarvan de verwerking vereist is of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals onder bepaalde omstandigheden de verwerking van bepaalde gegevens met betrekking tot identiteitsbewijs.

Derden

Van Essen Patent BV kan de volgende (categorieën van) persoonsgegevens van derden verwerken (zoals personen die geen cliënt zijn en van wie persoonsgegevens in onze administratie te vinden zijn, advocaten en andere adviseurs met wie Van Essen Patent BV contact heeft) :

  • • NAW-gegevens (naam, voornamen, voorletters, titels, geslacht, adres, postcode, woonplaats), voor zover bekend bij Van Essen Patent B.V .;
  • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke gegevens die nodig zijn voor communicatie) indien en voor zover relevant: uw kenteken, voor zover bekend bij Van Essen Patent B.V .;
  • Gegevens met betrekking tot elektronische berichten die afkomstig zijn van of bestemd zijn voor derden en gegevens die nodig zijn om contact te onderhouden met deze derden;
  • Overige gegevens van derden verkregen uit openbare bronnen of verstrekt aan Van Essen Patent B.V. door opdrachtgevers, wederpartijen of derden in verband met de behandeling van een zaak of de beslechting van een geschil;
  • Overige gegevens van derden waarvan de verwerking vereist is of noodzakelijk is om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, zoals, onder bepaalde omstandigheden, de verwerking van bepaalde gegevens met betrekking tot identiteitsbewijs.

Diversen

Wanneer u onze nieuwsbrief ontvangt of een uitnodiging voor bijvoorbeeld een workshop of ander Van Essen Patent B.V. evenement, verwerken wij de volgende (categorieën van) persoonsgegevens:

  • Jouw e-mailadres;
  • Of u al dan niet een Van Essen Patent B.V. nieuwsbrief of uitnodiging heeft ontvangen;
  • Of je de nieuwsbrief of uitnodiging hebt geopend (open ratio) en de activiteit ‘in’ de nieuwsbrief of uitnodiging (klikratio), welke webpagina’s je hebt bezocht via de links in de nieuwsbrief of uitnodiging en de naam van de betreffende campagne (bijv. welke nieuwsbrief of evenement);
  • Een intern e-mail-ID-nummer. Aan de hand van dit ID-nummer kunnen wij achterhalen welke Van Essen Patent B.V. nieuwsbrief of uitnodiging u heeft geopend;
  • Als u de nieuwsbrief of uitnodiging heeft geopend:
    • Het tijdstip waarop de nieuwsbrief of uitnodiging is geopend;
    • De e-mailclient die u gebruikt (het computerprogramma dat u gebruikt om e-mails te ontvangen en te verzenden, bijvoorbeeld Outlook, Apple Mail of Gmail).

Op basis van welke principes verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische principes:

  1. Wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om op uw verzoek precontractuele handelingen te verrichten;
  2. Wanneer dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
  3. Wanneer dit nodig is om onze legitieme belangen of de belangen van een derde partij te beschermen;
  4. Met uw toestemming.

Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming, zullen wij u hier apart om vragen. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Houd er rekening mee dat het intrekken van uw toestemming geen invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Van Essen Patent B.V. gebruikt bovenstaande persoonsgegevens voor de hieronder genoemde doeleinden, waarbij wij per doel hebben aangegeven op basis van welke van bovengenoemde juridische verwerkingsgronden (a t / m d) Van Essen Patent B.V. dit doet. Als de verwerking is gebaseerd op het principe van ‘gerechtvaardigd belang’, lichten we dit belang kort toe. Mocht u hierover specifieke vragen hebben, neem dan gerust contact met ons op.

    • het verlenen van de gevraagde diensten, waaronder het identificeren van de opdrachtgever, het uitvoeren van de opdrachtovereenkomst, het adviseren en doorverwijzen van onze opdrachtgevers (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van onze dienstverlening);
    • voor de administratie van Van Essen Patent BV, waaronder het berekenen of vastleggen van vergoedingen of voordelen, baten en lasten, het betalen en incasseren van vorderingen (waaronder het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang van het bijhouden van een goede administratie);
    • om eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening te kunnen behandelen (a, b en c: rechten verdedigen, bestaande relaties onderhouden en verbeteren door middel van goede klachtenbehandeling, kwaliteit van de dienstverlening verbeteren);
    • om contact te onderhouden en met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de dienstverlening van Van Essen Patent B.V. onder de aandacht te brengen bij bestaande opdrachtgevers, d);
    • ◦ om uw sollicitatie te behandelen (meer specifiek: werving en selectie, om uw geschiktheid voor een huidige of toekomstige vacature bij Van Essen Patent BV te beoordelen, indien van toepassing: om de door u gemaakte kosten voor uw sollicitatie, interne controle en bedrijfszekerheid te verrekenen, om het sollicitatieproces te verbeteren, eventuele vragen / opmerkingen / klachten met betrekking tot het sollicitatieproces te behandelen, analyses te maken en rapportages op te stellen over vragen / opmerkingen / klachten (a, b, c: ons gerechtvaardigd belang om te beoordelen of u geschikt zijn voor de vacature, het beveiligen van onze gebouwen en medewerkers, het verbeteren van onze sollicitatieprocedure o.a. door het analyseren van vragen / opmerkingen en klachten en d: toestemming als je in portefeuille wilt blijven, zie het kopje: “Hoe lang bewaren we uw persoonlijke gegevens?); “
    • voor het plaatsen van bestellingen of het kopen van diensten (a, b en c: ons belang bij het kunnen voeren van een goede administratie);
    • voor het uitvoeren van audits en andere interne controles en indien en indien relevant: om een ​​parkeerplaats voor u te reserveren (a, b en c: ons belang bij het kunnen voeren van een goede (bezoekers) administratie);
    • om te voldoen aan onze wettelijke en statutaire verplichtingen (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie geven we uw persoonsgegevens door?

Wij verstrekken uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit nodig is voor de goede uitvoering van de in deze Privacyverklaring omschreven doeleinden, als dit wettelijk verplicht is of als u gegeven uw toestemming hiervoor. De derden aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt, zijn verplicht om uw persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen. Indien deze partijen worden aangemerkt als ‘verwerkers’ in de zin van de privacywetgeving, zorgen wij ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt afgesloten die voldoet aan de eisen zoals beschreven in de AVG. Zo kunnen wij uw persoonsgegevens delen met een andere octrooigemachtigde om uw zaak te behandelen tijdens afwezigheid of verlof of als wij een derde partij inschakelen om diensten te verlenen aan Van Essen Patent B.V., zoals een IT-provider. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook (verplicht zijn) te verstrekken in het kader van (gerechtelijke) procedures of in verband met correspondentie met de tegenpartij. Ten slotte mag Van Essen Patent B.V. persoonsgegevens verstrekken aan andere derden, zoals een toezichthoudende autoriteit of een ander openbaar lichaam, maar alleen als dit wettelijk verplicht is of met uw toestemming.

We kunnen uw persoonlijke gegevens delen met:

  • Onze werknemers;
  • leveranciers (bv. Softwareleveranciers, betalingsdienstaanbieders, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus, accountants, enz.);
  • tegenpartijen (zoals de inbreukmaker), advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening;
  • Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties waar vereist door de wet of met uw toestemming.

Om onze diensten te kunnen verlenen kan het nodig zijn dat Van Essen Patent B.V. uw persoonsgegevens doorgeeft aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte met een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wet biedt. Van Essen Patent B.V. zorgt er in dat geval voor dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de toepasselijke wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een modelcontract dat voor dat doel is opgesteld en goedgekeurd door de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Van Essen Patent B.V. bewaart uw persoonsgegevens in identificeerbare vorm niet langer dan nodig is om de in deze Privacyverklaring uiteengezette doeleinden te realiseren. Meer specifiek hanteren we de volgende bewaartermijnen:

Bepaalde persoonsgegevens bewaren wij om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten, zoals het bewaren van bepaalde boekhoudgegevens gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun huidige belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) in verband met de fiscale bewaarplicht die op ons rust op grond van artikel 52 van de wet op de rijksbelastingen (AWR). State Taxes Act (AWR).

De persoonsgegevens die u voor uw aanvraag aan Van Essen Patent B.V. verstrekt, worden tot vier weken na beëindiging van de aanvraagprocedure bewaard. Met uw toestemming bewaren wij uw persoonsgegevens gedurende één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure. Dit geeft ons de mogelijkheid om contact met u op te nemen voor eventuele toekomstige vacatures bij Van Essen Patent B.V .. Wanneer u in dienst treedt bij Van Essen Patent B.V., worden uw persoonsgegevens onderdeel van uw personeelsdossier.

Bovengenoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn of worden. Ook kunnen wij persoonsgegevens langer bewaren als dit nodig is voor de afwikkeling van incidenten en / of juridische geschillen.

Veiligheid

Van Essen Patent B.V. heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, beschadiging, wijziging of openbaarmaking. Onze medewerkers zijn tot geheimhouding verplicht en gebonden aan instructies gericht op een adequate bescherming van uw persoonsgegevens. Als u vragen heeft over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u vermoedens of aanwijzingen heeft van oneigenlijk gebruik, neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Essen Patent B.V .:

      • het recht om te vragen of wij persoonlijke gegevens over u verwerken en, zo ja, om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens;
      • het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of onvolledig zijn;
      • het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen (‘recht om te worden vergeten’);
      • het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
      • het recht om de toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
      • het recht om uw persoonsgegevens te verkrijgen of over te dragen aan een door u aangewezen derde in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat (‘recht op dataportabiliteit’);

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@vanessenpatent.nl of per post via bovengenoemde contactgegevens.

Van Essen Patent B.V. neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens. Om te voorkomen dat we informatie aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen we u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Wij zullen u in principe uiterlijk een maand na ontvangst van uw verzoek laten weten of wij aan uw verzoek kunnen voldoen. Deze periode kan in specifieke gevallen met twee maanden worden verlengd, b.v. in het geval van een complex verzoek. Uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren wij u over een dergelijke verlenging. Op grond van de privacywetgeving kunnen wij uw verzoek onder bepaalde omstandigheden weigeren. Als dit het geval is, leggen we uit waarom. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden, zullen wij uw verzoek altijd respecteren. Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Essen Patent B.V. dan proberen wij samen met u tot een oplossing te komen. Leidt dit niet tot het gewenste resultaat, dan heeft u het recht om een ​​klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens. Woont of werkt u in een ander land van de Europese Unie, dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder in dat land.

Veranderingen

Deze Privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 14 september 2020. Wij behouden ons het recht voor deze Privacyverklaring aan te passen en zullen altijd de meest recente versie van deze Privacyverklaring op onze website plaatsen. Bij substantiële wijzigingen die een grote impact kunnen hebben op een of meer van de betrokken partijen, zullen wij ons inspannen om deze partijen direct te informeren.

Laat niemand zomaar weglopen met uw ideeën